Puedes hablar de un proyecto aunque solo sepas qué problema quieres resolver. También puedes traer requisitos, una propuesta o un sistema que ya usáis. No necesitas preparar un documento técnico para empezar: Ricardo puede ayudarte a concretar el alcance y cómo se comprobará el resultado.
Encargar software a medida empieza por entender el trabajo que debe poder hacerse. Después se comparan alternativas, se acuerdan el alcance y el presupuesto, y se decide cómo revisar y recibir la entrega. Si se invierte ese orden, cada propuesta puede estar respondiendo a un proyecto diferente. Si ya quieres comentarlo, cuéntale a Ricardo en qué punto estás; el recorrido y los recursos de esta guía son opcionales.
Esta guía conecta esas decisiones. Puedes recorrerla entera o ir al punto en el que estás: elegir alternativa, definir alcance, entender la cuenta, comparar propuestas o preparar la entrega.
Elegir alternativa
Antes de desarrollar, conviene describir una tarea concreta y comprobar si una solución existente la resuelve. Puedes aportar el ejemplo de lo que hoy ocurre; Ricardo puede ayudarte a estudiar las alternativas. Necesitar un campo nuevo no equivale a necesitar una aplicación nueva; necesitar un recorrido que la herramienta no puede sostener merece estudiarse con más detalle.
Hay tres posibilidades que pueden combinarse:
| Alternativa | Qué estás decidiendo | Qué conviene comprobar |
|---|---|---|
| Configurar un producto existente | Adaptar su contenido, permisos y opciones | Que el trabajo completo cabe, incluidos errores, exportación y operación |
| Conectar herramientas | Mantener productos y añadir una relación entre ellos | Dónde queda el dato, qué pasa si falla la conexión y quién la mantiene |
| Desarrollar una parte o una aplicación | Construir el comportamiento que has delimitado | Alcance, pruebas, mantenimiento y medios para continuarla |
No son tres compras obligatorias por las que haya que pasar. Sirven para comparar alternativas con el mismo trabajo. Si una herramienta cumple, puedes empezar por ella. Si ya has comprobado un límite esencial, esa evidencia permite estudiar otra opción sin repetir pruebas que no aportan.
La comparación entre software a medida, SaaS y no-code desarrolla el criterio. El asistente de elección de solución te ayuda a ordenar contexto, usuarios y capacidades antes de entrar en proveedores.
Definir alcance
Como punto de partida basta una persona, una acción y un resultado. Por ejemplo: una editora abre un proyecto, registra una decisión con su motivo y vuelve al día siguiente para consultarla. Ya aparecen preguntas que una lista de pantallas no recoge: dónde se guarda, quién puede cambiarla y cómo se sabe que el guardado terminó. Esas condiciones se concretan con quien desarrollará la aplicación; no tienes que resolverlas antes de hablar.
Usaremos Cuaderno de equipo, un ejemplo ficticio de aplicación interna para registrar decisiones. Tiene una sola organización y tres roles. No incluye vender el producto a varios equipos, cobrar suscripciones, publicar en tiendas móviles ni importar un archivo histórico masivo.
Un primer alcance del caso podría ser:
- crear proyectos y registrar decisiones;
- buscar por texto y filtrar por estado;
- aplicar permisos de propietaria, editora y lectora;
- guardar los datos y recuperar el acceso del equipo;
- exportar y comprobar una restauración;
- entregar código, instrucciones y pruebas del comportamiento acordado.
Las exclusiones importan tanto como las funciones. Añadir varias organizaciones o una integración externa cambia el trabajo; no es simplemente otra casilla de la misma aplicación.
El mapa de alcance puede ayudarte a separar primera versión, posteriores y exclusiones. La guía sobre criterios de aceptación muestra cómo acordar resultados comprobables. Puedes recorrer ambos recursos con Ricardo si todavía no tienes esas decisiones tomadas.
Decidir qué comprobar antes de construir
«Gestionar permisos» puede significar cosas distintas para dos personas. «Una lectora no puede modificar una decisión, aunque intente enviar la petición directamente» describe una condición que se puede probar.
Por cada recorrido relevante, conviene acordar con el profesional:
| Campo | Ejemplo de Cuaderno |
|---|---|
| Punto de partida | Existe un proyecto con una decisión guardada |
| Persona y permiso | Una lectora del equipo |
| Acción | Intenta modificar la decisión |
| Resultado esperado | El cambio se rechaza y el contenido se conserva |
| Comprobación | Prueba de la acción y lectura posterior del dato |
| Revisión | Persona designada por el cliente, con evidencia del equipo técnico |
Preparar este escenario no significa que la prueba haya pasado. Define qué evidencia habrá que producir. El recurso de criterios de aceptación ofrece ejemplos de permiso, exportación y recuperación.
Entender la cuenta
Un presupuesto explica qué se entrega por un importe y bajo qué condiciones. Las horas son una forma de desglosarlo, pero una cifra de horas sin resultados ni límites tampoco define el encargo.
Separa la construcción inicial de las cuotas posteriores. Revisa diseño, datos, permisos, pruebas, puesta en marcha y entrega; después, alojamiento, licencias, copias y mantenimiento. Aclara qué tareas realizará tu equipo y qué cambios se presupuestarán aparte.
En el presupuesto de software trabajado puedes reconstruir una cuenta completa del Cuaderno, con importes ficticios, impuestos y un intervalo de esfuerzo. El desglose editable conserva partidas, supuestos y exclusiones para preparar tu propio caso.
Si quieres explorar cambios, usa el simulador de alcance e inversión. Su utilidad está en ver qué cambia al modificar una hipótesis concreta. Las horas de trabajo no son una fecha de entrega: el calendario también depende de personas disponibles, decisiones, secuencia y dependencias.
Comparar propuestas
Si vas a pedir varias propuestas, comparte la misma necesidad y conserva las diferencias de cada respuesta. La matriz es una ayuda para saber qué cubre cada propuesta y qué necesita aclaración; no hace falta tenerla completa para iniciar la conversación.
Tres estados bastan para empezar:
- Incluido: la propuesta describe ese elemento dentro del alcance.
- Excluido: indica que queda fuera o se contrataría aparte.
- No consta: no tienes una respuesta suficientemente precisa.
Si una propuesta dice «exportación», pregunta qué datos, campos, relaciones y formatos incluye. Si dice «la aplicación será tuya», separa derechos, código, cuentas e instrucciones de entrega. Un texto amplio no resuelve todas esas preguntas.
La comparación de dos propuestas del Cuaderno muestra por qué una suma menor puede estar incompleta. Puedes utilizar la matriz editable o introducir de dos a cuatro ofertas en el comparador. La salida conserva las preguntas pendientes; no elige un ganador por ti.
Preparar la entrega
Antes de acordar el alcance, pregunta qué recibirá tu equipo y cómo podrá continuar. El profesional puede concretar contigo los objetos de entrega y la comprobación de cada uno. Tener acceso a una aplicación no implica poder mantenerla, exportar todos sus datos o encargar cambios a otra persona.
Comprueba al menos estos objetos por separado:
- código y versión entregada;
- derechos de uso o explotación y dependencias de terceros;
- cuentas, permisos y recuperación de acceso;
- datos y formatos de exportación;
- instrucciones de arranque, despliegue y operación;
- copias, restauración y mantenimiento posterior.
Una entrega reproducible añade una comprobación sencilla de describir: otra persona puede preparar el entorno y arrancar la versión siguiendo lo entregado. Si necesita un archivo que solo existe en el ordenador del proveedor, hay una dependencia pendiente de resolver.
El artículo sobre propiedad, accesos y continuidad explica las diferencias. El inventario de entrega permite dejar ubicación, responsable y comprobación de cada activo sin guardar contraseñas.
Salir de esta guía con una decisión concreta
Si todavía no sabes qué construir, puedes empezar contando qué trabajo no consigues hacer bien. Si ya tienes requisitos, trae lo preparado para convertirlo con el profesional en resultados observables. Si tienes propuestas, revisa qué cubre cada una y qué falta por aclarar. Si has elegido proveedor, acuerda la aceptación y la continuidad antes de que llegue la entrega.
Cuando necesites construir una aplicación propia, puedes revisar el servicio de software a medida o contarle a Ricardo qué necesitas. Una idea inicial, requisitos preparados o preguntas abiertas bastan para empezar a concretarlo juntos.