ConectaYa

El reto operativo: Pérdida de contexto en la captación comercial

Antes de la implantación del sistema, las solicitudes de clientes potenciales entraban a través de diferentes orígenes (formularios en portales web, APIs de captación externas y cargas manuales de ficheros CSV). Cada canal de entrada aplicaba formatos y criterios de validación diferentes.

El equipo de ventas, que carecía de una interfaz centralizada de trabajo, perdía tiempo administrativo en:

1. Normalizar y verificar manualmente las solicitudes entrantes antes de intentar el contacto.
2. Sincronizar el catálogo comercial (compuesto por múltiples marcas y tarifas que cambian constantemente).
3. Distribuir las oportunidades de forma manual entre los agentes disponibles, lo que retrasaba el tiempo de primera llamada.
4. Calcular las liquidaciones y comisiones correspondientes a la red de colaboradores externos que aportaban leads.

El objetivo del proyecto era construir una única plataforma operativa capaz de normalizar los leads entrantes, asignar responsabilidades de forma automática y permitir a los agentes realizar y registrar llamadas telefónicas directamente en la ficha comercial de la oportunidad.

La Arquitectura del Sistema Comercial

Para dar respuesta a estas necesidades operativas, diseñé un sistema de información en el que cada componente actúa como una capa que alimenta a la siguiente, eliminando tareas manuales repetitivas.

1. Comparador Multi-vertical y Captación B2C

Construí una interfaz pública de mínima fricción cognitiva orientada al consumidor final. Integra un simulador de ahorro en tiempo real alimentado por un catálogo dinámico.

• Catálogo dinámico multiproveedor: El sistema gestiona 14 marcas de servicios del hogar integradas y 165 productos de servicios. El catálogo permite actualizar subcategorías, reglas por canal y condiciones de producto de forma centralizada.
• Flujo de captación guiado: Los formularios capturan únicamente los datos necesarios y validan la consistencia de la información en tiempo real antes de registrar la oportunidad en la base de datos interna.

2. Contact Center VoIP integrado en el CRM

Para agilizar la operativa diaria, integré un softphone WebRTC directamente en la interfaz del CRM utilizando SIP.js y conectándolo a un servidor Asterisk PBX dedicado. Esto permite al agente llamar, grabar y cualificar cada lead sin salir del navegador.

• Marcación progresiva y cola de llamadas: Diseñé un motor de colas de llamadas (DialerQueue) que distribuye secuencialmente las oportunidades asignadas a los agentes comerciales activos, aplicando políticas de reintentos configurables para leads no contactados.
• Rotación automática de CallerID: Para mitigar el bloqueo de números comerciales por filtros anti-SPAM, implementé un pool de identificadores de llamada (CallerIDs) que rotan automáticamente por provincia, asegurando que cada llamada sale con un número local de la zona geográfica del destinatario. El sistema registra detalladamente cada uso (fecha, lead, teléfono y CallerID utilizado) para auditar la operativa.

3. Backoffice de Gestión y Portal de Colaboradores

El área interna de administración centraliza la distribución de leads y el control de las operaciones comerciales cerradas.

• Portal de colaboradores externos: Los colaboradores externos acceden a una plataforma dedicada donde registran solicitudes, consultan el estado de sus leads, adjuntan la documentación comercial necesaria, firman contratos de forma digital y consultan sus liquidaciones calculadas automáticamente según el catálogo vigente.
• Distribución Round-Robin: Las oportunidades que entran por APIs de captación se distribuyen en milisegundos entre el equipo comercial mediante un algoritmo de reparto equitativo.

Stack Tecnológico

Para asegurar la estabilidad, mantenibilidad y el control del sistema, opté por una arquitectura basada en tecnologías sólidas:

• Frontend: Next.js y React con componentes MUI y Tailwind CSS para una interfaz de usuario rápida y estructurada. Gráficos de rendimiento comercial con Recharts.
• Backend: Server Actions y API Routes en Node.js, NextAuth.js para control de acceso basado en roles y Nodemailer para notificaciones operativas.
• Base de Datos: Prisma ORM interactuando con una base de datos relacional MySQL con más de 30 modelos y soporte para JSON dinámico en parámetros de productos.
• VoIP e Infraestructura: SIP.js y WebRTC en el cliente, Asterisk PBX en el servidor y hosting en VPS dedicados.

Datos de Producción Confinados

El rendimiento técnico del sistema ConectaYa se sustenta sobre los siguientes datos registrados en su entorno operativo real:

• 41.000+ leads gestionados: Volumen de oportunidades comerciales procesadas por la base de datos y distribuidas por el CRM.
• 165 productos activos en catálogo: Tarifas parametrizadas de energía, telecomunicaciones y alarmas.
• 39 agentes y colaboradores activos: Usuarios operativos reales con accesos y permisos delimitados dentro de la plataforma.
• 14 marcas de servicios del hogar integradas: Proveedores con sus respectivas reglas operativas.

Alcance y Límites del Caso de Estudio

ConectaYa funciona como garantía de experiencia técnica y operativa demostrada. Su alcance al evaluar otros negocios es el siguiente:

• Qué garantiza sobre mi experiencia: Que he integrado telefonía VoIP en un CRM, automatizado la asignación de leads bajo reglas complejas y centralizado catálogos y comisiones en un sistema de producción.
• Qué no garantiza para un proyecto distinto: Un incremento concreto de ventas, facturación o ROI. La productividad y conversión final dependen de la calidad de la captación externa y del desempeño operativo de cada equipo de ventas.

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